Διασύνδεση e-shop και ERP συστήματα: Μύθοι, πραγματικότητα και βέλτιστες πρακτικές

Τα τελευταία χρόνια η αγορά, αναμφίβολα, έχει αλλάξει ριζικά! Πολλοί από τους καταναλωτές επιλέγουν όλο και περισσότερο τις online αγορές έναντι της παρουσίας τους σε φυσικό κατάστημα, ακόμη και αν πρόκειται για τις καθημερινές τους ανάγκες, όπως τα ψώνια του σούπερ μάρκετ!

Καθώς οι καταναλωτές διαμορφώνουν την αγορά, οι επιχειρήσεις καλούνται να προσαρμοστούν και να ακολουθήσουν τις αλλαγές που επιφέρει η ψηφιακή εποχή. Ένας τρόπος να το επιτύχουν αυτό είναι να διασυνδέσουν το eshop τους με ERP συστήματα.

Γύρω από τη διασύνδεση αυτή έχουν ακουστεί πολλοί μύθοι, που πιθανόν να δημιουργούν ανασφάλεια στις επιχειρήσεις να πραγματοποιήσουν αυτή τη διασύνδεση. Ήρθε η ώρα όμως να καταρρίψουμε τους κοινούς μύθους και να δούμε την πραγματικότητα πίσω από αυτούς.

Τι είναι τα ERP συστήματα;

Τα συστήματα ERP (Enterprise resource planning) αποτελούν μια ολοκληρωμένη λύση λογισμικού μέσα από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν διαχειρίζονται βασικά τμήματα των επιχειρήσεών τους. Πολλές εφαρμογές λογισμικού ERP είναι ζωτικής σημασίας για τις εταιρείες, επειδή τις βοηθούν να υλοποιήσουν τον προγραμματισμό πόρων, ενσωματώνοντας όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται για τη λειτουργία των εταιρειών τους με ένα ενιαίο σύστημα.

Με τον τρόπο αυτό τα διάφορα τμήματα επικοινωνούν μεταξύ τους και ανταλλάσσουν πληροφορίες ευκολότερα με την επιχείρηση, καθώς οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε όλα τα τμήματα.

Τα ERP συστήματα βοηθούν μια εταιρεία να αποκτήσει μεγαλύτερη αυτογνωσία, συνδέοντας μεταξύ τους πληροφορίες σχετικά με την παραγωγή, τα οικονομικά, τη διανομή και τους ανθρώπινους πόρους.

Χρειάζονται τα ERP συστήματα στο E-commerce;

Για τις επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου, τα ERP συστήματα δεν είναι απλά χρήσιμα, αλλά απαραίτητα εργαλεία, ρυθμίζοντας ένα ευρύ φάσμα λειτουργικών αναγκών. Μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις επιλέγουν να τα ενσωματώσουν στα eshop τους.

Ένα ERP σύστημα ενισχύει σημαντικά την αποδοτικότητα και την κερδοφορία μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικού εμπορίου, επιτρέποντας τελικά στις εταιρείες να επιτύχουν περισσότερα με λιγότερους πόρους.

Καθώς η υιοθέτηση του ERP συνεχίζει να επεκτείνεται, η παγκόσμια αγορά λογισμικού ERP θα αυξηθεί από 81,15 δισεκατομμύρια δολάρια το 2024 σε 238,79 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2032. Με αυτή την ταχεία ανάπτυξη, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων πρέπει να κατανοήσουν τι μπορούν να κάνουν τα ERP για τις επιχειρήσεις τους.

Οι πιο κοινοί μύθοι σχετικά με τα ERP συστήματα

Μύθος Νο.1: Τα ERP συστήματα είναι μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις

Αλήθεια: Τα ERP συστήματα δεν είναι μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις. Τα μοντέρνα ERP συστήματα είναι κατασκευασμένα για να προσαρμόζονται σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, καθώς προσφέρουν ευελιξία και είναι οικονομικά προσιτά προς όλους τους επιχειρηματίες.

Μύθος Νο.2: Τα ERP συστήματα είναι πολύ ακριβά

Αλήθεια: Ενώ μπορεί ένα ERP σύστημα να φαίνεται αρκετά κοστοβόρο, το μακροπρόθεσμο ROI, τις περισσότερες φορές, υπερβαίνει το κόστος. Τα ERP συστήματα αυτοματοποιούν εργασίες, βελτιώνουν την αποδοτικότητα, προλαμβάνουν τυχόν λάθη και μειώνουν τα λειτουργικά έξοδα, οδηγώντας σε μακροπρόθεσμη εξοικονόμηση χρημάτων. 

Επιπλέον πολλά ERP συστήματα επιτρέπουν σε επιχειρήσεις να εφαρμόζουν μόνο τις λειτουργίες που χρειάζονται, μειώνοντας κατά αυτόν τον τρόπο το κόστος.

Μύθος Νο.3: Η εγκατάσταση ενός ERP συστήματος είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα

Αλήθεια: Μπορεί η εγκατάσταση ενός ERP συστήματος να σας φαίνεται δύσκολη υπόθεση, ωστόσο συνεργάζοντας με τους κατάλληλους επαγγελματίες η εγκατάσταση του στο eshop σας μπορεί να γίνει γρήγορα και απλά, με μια μικρή μόνο διακοπή του ηλεκτρονικού καταστήματος σας.

Μύθος Νο.4: Τα ERP συστήματα και το eshop επικοινωνούν μόνο για τα αποθέματα

Αλήθεια: Ενώ αυτή είναι μια από τις λειτουργίες, δεν είναι η μοναδική. Τα ERP συστήματα διευκολύνουν την παρακολούθηση των αποθεμάτων, απαλλάσσοντας την ανθρώπινη καταχώρηση δεδομένων, τα λάθη και την παρακολούθηση των αποθεμάτων, καθιστώντας τη διαχείριση αποθεμάτων πιο αποτελεσματική.

Έτσι όσον αφορά το e-commerce τα ERP συστήματα διευκολύνουν την εισαγωγή παραγγελιών, την επεξεργασία τους και την παρακολούθησή τους. Αυτό μειώνει τον χειροκίνητο χειρισμό των παραγγελιών, επιταχύνει την εκτέλεση των παραγγελιών και βελτιώνει την ακρίβεια των παραγγελιών. 

Ένας ακόμη τομέας τον οποίο βοηθούν είναι η καταχώρηση των πληροφοριών των πελατών, έτσι ώστε να γίνεται εξατομικευμένη εξυπηρέτηση, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και λαμβάνουν πιο γρήγορη βοήθεια. Με τον τρόπο αυτό οι πελάτες αισθάνονται πιο ευχαριστημένοι και δείχνουν μεγαλύτερη πίστη στην επιχείρηση. 

Φυσικά παρέχουν τη δυνατότητα να γίνεται πιο εύκολη οικονομική διαχείριση. Αυτοματοποιεί τις οικονομικές διαδικασίες, διασφαλίζει ότι είναι σωστές και σας παρέχει στοιχεία σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε έξυπνες αποφάσεις.

Τέλος, καθώς τα ERP συστήματα εξετάζουν λεπτομέρειες σχετικά με τις πωλήσεις, τους πελάτες, και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης συνολικά, επιτρέπουν στους επιχειρηματίες να βελτιώνουν τις διαδικασίες τους και να παίρνουν πιο σωστές αποφάσεις!

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη σωστή διασύνδεση;

Η χρήση ενός ERP συστήματος στο ηλεκτρονικό εμπόριο απαιτεί σωστό σχεδιασμό και προσεκτική εκτέλεση. Για να επιτευχθεί αυτό πρέπει να ακολουθηθούν μερικά βήματα!

1. Καθορίστε τους στόχους και τις απαιτήσεις σας

Βρείτε τους σαφής στόχους και ανάγκες της επιχείρησής σας, εντοπίζοντας ποια προβλήματα θέλετε να αντιμετωπίσετε με ένα σύστημα ERP καθώς και ποιες λειτουργίες είναι σημαντικές για εσάς.

2. Διεξάγετε ενδελεχή αξιολόγηση

Αναζητήστε και συγκρίνετε τα ERP συστήματα που παρέχονται στην αγορά και επιλέξτε ποιο ταιριάζει στις ανάγκες σας και τους μακροπρόθεσμους στόχους σας. 

3. Προσαρμόστε και ρυθμίστε παραμέτρους

Συνεργαστείτε στενά με τον πάροχο ERP για την προσαρμογή και τη ρύθμιση του συστήματος ώστε να ταιριάζει στις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησής σας. 

4. Παρέχετε ολοκληρωμένη εκπαίδευση

Επενδύστε χρόνο και χρήματα, ώστε οι εργαζόμενοι σας να διαθέτουν τις δεξιότητες που χρειάζονται για την καλή χρήση του συστήματος ERP. 

5. Κάνετε δοκιμές

Πριν από τη θέση σε λειτουργία, θα πρέπει να προσπαθήσετε να επικυρώσετε διεξοδικά το σύστημα ERP. Δοκιμάστε διάφορες καταστάσεις και διαδικασίες για να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα λειτουργεί όπως πρέπει και ότι όλα τα μέρη του συνεργάζονται σωστά.

6. Παρακολουθήστε και βελτιστοποιήστε

Αφού το σύστημα ERP τεθεί σε λειτουργία, παρακολουθείτε πώς τα πάει και ζητάτε από τους χρήστες σχόλια. Βρείτε τα σημεία στα οποία η μέθοδος θα μπορούσε να είναι καλύτερη και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές. Διατηρήστε το σύστημα ERP ενημερωμένο με νέα χαρακτηριστικά και βελτιώσεις, ενημερώνοντάς το συχνά.

Είναι απαραίτητο λοιπόν να κατανοήσουμε τη σημαντικότητα των ERP συστημάτων στο e-commerce, πόσο μάλλον σε μια εποχή που η αγορά αλλάζει ραγδαία. Επιλέγοντας να συνεργαστείτε με τους κατάλληλους επαγγελματίες, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η διασύνδεση αυτή θα γίνει εύκολα, γρήγορα και αποτελεσματικά.