Επιχειρηματική ετοιμότητα: Τι είναι και πώς σε προετοιμάζει για την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών
6 min read
Στις ημέρες μας η αγορά αλλάζει πιο γρήγορα από ποτέ και οι επιχειρήσεις καλούνται να πάνε με το κύμα της εποχής. Συνεχώς εμφανίζονται νέες τεχνολογίες οι οποίες δημιουργούν ευκαιρίες, δημιουργούν ωστόσο και προκλήσεις. Πώς μπορεί λοιπόν μια επιχείρηση να παραμένει ανταγωνιστική στη νέα αυτή πραγματικότητα; Τα καινοτόμα εργαλεία είναι ένας τρόπος, χωρίς όμως προετοιμασία, δεν θα το κατορθώσει!
Οι επιχειρήσεις καλούνται λοιπόν να εξασφαλίσουν ότι θα διαθέτουν τη δομή, την κουλτούρα και την ευελιξία να αγκαλιάσουν τις αλλαγές και να πορευθούν μπροστά. Η προετοιμασία αυτή θα μπορούσε να οριστεί και ως επιχειρηματική ετοιμότητα!
Τι είναι η επιχειρηματική ετοιμότητα;
Η επιχειρηματική ετοιμότητα είναι η διαδικασία προετοιμασίας ενός οργανισμού για την υιοθέτηση και την ενσωμάτωση ενός νέου συστήματος. Η φάση αυτή αξιολογεί τόσο την υλοποίηση όσο και τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να ευθυγραμμιστεί με τους στρατηγικούς στόχους της υιοθέτησης ενός νέου εργαλείου. Εστιάζοντας στην επιχειρησιακή ετοιμότητα, μια επιχείρηση μπορεί να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο και να διασφαλίσει ότι η μετατροπή ευθυγραμμίζεται με τους επιχειρηματικούς στόχους.
Με ποιο τρόπο γίνεται η αξιολόγηση της επιχειρηματικής ετοιμότητας;
Η αξιολόγηση της επιχειρηματικής ετοιμότητας αποτελεί μια ολοκληρωμένη ανάλυση η οποία περιλαμβάνει υπόψη διαφορετικές πτυχές της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Κατά τη διάρκεια της εξετάζονται τα εξής ερωτήματα:
Ποια είναι η στρατηγική κατεύθυνση της επιχείρησης;
Η επιχείρηση και οι μακροπρόθεσμοι στόχοι της ευθυγραμμίζονται με τις νέες τεχνολογίες; Και αν ναι, πόσο;
Υπάρχει το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό;
Οι νέες τεχνολογίες απαιτούν άτομα με τις απαραίτητες δεξιότητες και την εκπαίδευση για να τις χειριστούν και η επιχειρήσεις πρέπει να είναι στελεχωμένες με τέτοια άτομα.
Πόσο ευέλικτες είναι οι υπάρχουσες διαδικασίες;
Οι υπάρχουσες διαδικασίες που έχει η επιχείρηση πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτες για να μπορέσουν να προσαρμοστούν στην νέα εποχή.
Ποια είναι η τεχνολογική υποδομή;
Έχει η επιχείρηση το κατάλληλο περιβάλλον, τα data, το cloud και την ασφάλεια για να γίνει η αλλαγή αυτή με επιτυχία;
Δίνοντας απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα πραγματοποιείται η αξιολόγηση κατά την οποία η διοίκηση μπορεί να εντοπίσει πιθανά εμπόδια, να προετοιμάσει σχέδια δράσης αλλά και να εξασφαλίσει ότι η μετάβαση σε νέα τεχνολογία θα γίνει ομαλά και αποδοτικά.
Γιατί είναι τόσο σημαντική η επιχειρηματική ετοιμότητα;
Δεδομένου ότι η μετάβαση στην ψηφιακή εποχή είναι αναγκαιότητα για να μένει κάθε επιχείρηση σχετική και ανταγωνιστική, ότι τα σύγχρονα ERP συστήματα και τα cloud περιβάλλοντα αλλά και η Τεχνητή Νοημοσύνη αλλάζουν ριζικά τον τρόπου λειτουργίας των επιχειρήσεων, η επιχειρηματική ετοιμότητα είναι ζωτικής σημασίας.
Για ποιους λόγους όμως; Για τέσσερις βασικούς!
- Μειώνει τον κίνδυνο αποτυχίας κατά την εφαρμογή νέων λύσεων
- Επιταχύνει τον χρόνο προσαρμογής των ομάδων και των διαδικασιών στις νέες τεχνολογίες
- Διασφαλίζει την καλύτερη απόδοση της επιχείρησης (ROI), καθώς η τεχνολογια ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της εταιρείας
- Δημιουργεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καθώς οι επιχειρήσεις που είναι έτοιμες θα υιοθετούν πρώτες τις νέες πρακτικές και θα κερδίζουν έδαφος στην αγορά
Τα βασικά στοιχεία της επιχειρηματικής ετοιμότητας
Που στηρίζεται όμως η επιχειρηματική ετοιμότητα; Σίγουρα δεν πρόκειται για μια αφηρημένη έννοια. Στην πραγματικότητα στηρίζεται σε συγκεκριμένα στοιχεία που καθορίζουν αν ένας οργανισμός είναι πραγματικά έτοιμος να αγκαλιάσει την αλλαγή και έχει τέσσερις βασικούς πυλώνες.
Στρατηγικός σχεδιασμός
Η εισαγωγή μιας τεχνολογίας έχει νόημα μόνο αν συνδέεται με τους μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησης. Ο σωστός στρατηγικός σχεδιασμός εξασφαλίζει ότι κάθε επένδυση σε εργαλεία και λύσεις λειτουργεί ως κομμάτι ενός ευρύτερου πλάνου ανάπτυξης και όχι ως αποσπασματική κίνηση.
Ανθρώπινο δυναμικό
Οι αλλαγές θα εφαρμοστούν από τους εργαζομένους μιας επιχείρησης. Για τον λόγο αυτό η εκπαίδευση, η ανάπτυξη δεξιοτήτων και η καλλιέργεια θετικής στάσης απέναντι στην καινοτομία αποτελούν κλειδιά. Χωρίς ανθρώπους που κατανοούν και υποστηρίζουν τη μετάβαση, ακόμη και η πιο σύγχρονη τεχνολογία πιθανόν να μην αποδώσει.
Διαδικασίες
Η επιχειρηματική ετοιμότητα απαιτεί διαδικασίες που δεν είναι άκαμπτες, αλλά ευέλικτες και προσαρμοστικές. Όταν οι εσωτερικές ροές είναι σχεδιασμένες να αναθεωρούνται και να βελτιώνονται, η ενσωμάτωση νέων εργαλείων γίνεται ομαλά και με μικρότερη αντίσταση.
Τεχνολογική υποδομή
Χωρίς το κατάλληλο τεχνολογικό υπόβαθρο, καμία αλλαγή δεν μπορεί να σταθεί. Από την ασφάλεια των δεδομένων μέχρι την υποστήριξη cloud και τη διαχείριση πληροφοριών, η υποδομή αποτελεί το «έδαφος» πάνω στο οποίο θα πατήσει η καινοτομία.
Πώς η επιχειρηματική ετοιμότητα προετοιμάζει για την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών
Πώς μεταφράζονται όμως όλα αυτά στην πράξη; Το digital transformation φαντάζει μια απαιτητική διαδικασία, όμως με την επιχειρηματική ετοιμότητα γίνεται όσο πιο ομαλή και αποδοτική γίνεται. Η ετοιμότητα λειτουργεί σαν γέφυρα ανάμεσα στην τεχνολογική καινοτομία και στην πραγματική επιχειρηματική αξία.
Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της είναι πως μειώνει το ρίσκο, αφού οι επιχειρήσεις που έχουν ήδη αξιολογήσει τις ανάγκες, τις διαδικασίες και τις δυνατότητές τους, γνωρίζουν πού μπορεί να παρουσιαστούν εμπόδια και τα αντιμετωπίζουν εγκαίρως. Παράλληλα, επιταχύνει τον χρόνο υλοποίησης, καθώς οι ομάδες είναι εκπαιδευμένες και έτοιμες να ενσωματώσουν τις νέες λύσεις στην καθημερινή τους εργασία.
Η επιχειρηματική ετοιμότητα οδηγεί επίσης σε καλύτερη αξιοποίηση των υπαρχόντων τεχνολογιών καθώς κάθε εργαλείο, από ένα νέο ERP σύστημα μέχρι λύσεις Τεχνητής Νοημοσύνης ή αυτοματοποίησης, εφαρμόζεται με τρόπο που εξυπηρετεί ξεκάθαρα τον στρατηγικό στόχο. Έτσι, η καινοτομία δεν παραμένει θεωρητική, αλλά μετατρέπεται σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Πώς θα ενισχύσει μια επιχείρηση την επιχειρηματική ετοιμότητα της;
Η επιχειρηματική ετοιμότητα δεν συμβαίνει από την μια ημέρα στην άλλη και δεν αποτελεί μια στιγμιαία απόφαση. Είναι μια διαδικασία η οποία απαιτεί στρατηγική, συνέπεια, συνεχή αναπροσαρμογή αλλά και να ακολουθήσει μια επιχείρηση μερικά βήματα!
1ο Βήμα: Αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης
Η αρχή είναι φυσικά να γίνει μια ρεαλιστική αποτύπωση για το ποια είναι τα δυνατά σημεία της επιχείρησης, που υπάρχουν κενά και πόσο ευθυγραμμισμένες είναι οι διαδικασίες με τους στρατηγικούς στόχους.
2ο Βήμα: Πλάνο εκπαίδευσης και ανάπτυξης δεξιοτήτων
Η τεχνολογία από μόνη της δεν είναι αρκετή αν οι άνθρωποι δεν ξέρουν να τη χειριστούν. Η συνεχής εκπαίδευση αλλά και η καλλιέργεια της κουλτούρας της μάθησης αποτελούν θεμέλιο.
3ο Βήμα: Καθορισμός KPIs
Είναι σημαντικό να μπορείς να μετρήσεις την ετοιμότητα. Αυτό γίνεται με δείκτες απόδοσης, KPIs, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδο και να βελτιώνει την πορεία της.
4ο Βήμα: Επένδυση σε ευέλικτες τεχνολογίες
Χωρίς τη σωστή νοοτροπία δύσκολα θα προχωρήσει η επιχείρηση. Οι εργαζόμενοι πρέπει να νιώθουν άνετοι να προτείνουν τις ιδέες τους, να δοκιμάζουν τις νέες αλλαγές και να τις δοκιμάζουν.
Για να μπορέσει μια επιχείρηση να επιβιώσει και να αναπτυχθεί στην εποχή του digital transformation, η επιχειρηματική ετοιμότητα είναι ζωτικής σημασίας. Δεν αφορά μόνο την τεχνολογία, αλλά και τη στρατηγική, τους ανθρώπους και τις διαδικασίες που τη στηρίζουν.
Μέσα από την επιχειρηματική ετοιμότητα οι επιχειρήσεις μπορούν να αισθανθούν σιγουριά και αυτοπεποίθηση απέναντι στις αλλαγές και μπορούν να αγκαλιάσουν την καινοτομία και να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Συχνές ερωτήσεις για την επιχειρηματική ετοιμότητα
Τι είναι η επιχειρηματική ετοιμότητα;
Η επιχειρηματική ετοιμότητα είναι η διαδικασία προετοιμασίας μιας επιχείρησης ώστε να μπορεί να υιοθετήσει νέες τεχνολογίες και να τις ενσωματώσει στις διαδικασίες της με τρόπο που ευθυγραμμίζεται με τους στρατηγικούς της στόχους.
Γιατί είναι σημαντική η επιχειρηματική ετοιμότητα;
Η ψηφιακή εποχή φέρνει συνεχώς νέες τεχνολογίες που υπόσχονται καλύτερη οργάνωση, αυτοματοποίηση και αποδοτικότητα. Ωστόσο, η επιτυχία τους δεν εξαρτάται μόνο από το πόσο καινοτόμες είναι, αλλά και από το κατά πόσο έτοιμη είναι η επιχείρηση να τις υιοθετήσει. Εδώ ακριβώς έρχεται η αξία της επιχειρηματικής ετοιμότητας.
Πρώτον, μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο αποτυχίας κατά την εφαρμογή νέων λύσεων, αφού η επιχείρηση έχει ήδη εντοπίσει τις αδυναμίες και έχει σχέδιο για να τις αντιμετωπίσει. Δεύτερον, επιταχύνει τον χρόνο προσαρμογής. Όταν οι εργαζόμενοι είναι εκπαιδευμένοι και οι διαδικασίες ευέλικτες, η μετάβαση γίνεται πιο ομαλά.
Τρίτον, διασφαλίζει καλύτερη απόδοση της επένδυσης (ROI), καθώς κάθε τεχνολογία εφαρμόζεται με τρόπο που υπηρετεί τους στρατηγικούς στόχους.
Ενώ τέλος, δημιουργεί ένα ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα· οι επιχειρήσεις που είναι έτοιμες να αγκαλιάσουν πρώτες τις νέες πρακτικές καταφέρνουν να ξεχωρίσουν στην αγορά και να κερδίσουν μερίδιο έναντι των υπολοίπων.
Πώς συνδέεται η επιχειρηματική ετοιμότητα με την Τεχνητή Νοημοσύνη και τον αυτοματισμό;
Η Τεχνητή Νοημοσύνη (ΑΙ) και οι λύσεις αυτοματισμού υπόσχονται ταχύτερες διαδικασίες, καλύτερη ανάλυση δεδομένων και μείωση κόστους. Για να αποδώσουν όμως στο μέγιστο, χρειάζεται η επιχείρηση να είναι έτοιμη να τις υιοθετήσει. Εδώ ακριβώς παίζει ρόλο η επιχειρηματική ετοιμότητα.
• Διασφαλίζει σωστά δεδομένα: το ΑΙ χρειάζεται καθαρά και οργανωμένα δεδομένα για να βγάζει αξιόπιστα αποτελέσματα. Προετοιμάζει τους ανθρώπους: χωρίς εκπαίδευση και αποδοχή από το προσωπικό, ακόμη και το πιο εξελιγμένο σύστημα δεν θα χρησιμοποιηθεί σωστά.
• Ευθυγραμμίζει με τη στρατηγική: Το ΑΙ και οι αυτοματισμοί πρέπει να υπηρετούν επιχειρηματικούς στόχους και όχι να εφαρμόζονται απλώς επειδή είναι “μόδα”.
• Ενισχύει την ευελιξία: Οι επιχειρήσεις που έχουν προετοιμάσει διαδικασίες και υποδομές, μπορούν να ενσωματώσουν πιο εύκολα νέες εφαρμογές ΑΙ καθώς εξελίσσονται.
Με λίγα λόγια, η επιχειρηματική ετοιμότητα είναι ο κρίκος που συνδέει την τεχνολογία με την πραγματική επιχειρηματική αξία, μετατρέποντας την Τεχνητή Νοημοσύνη και τον αυτοματισμό από θεωρητικές δυνατότητες σε απτά οφέλη.
Τι περιλαμβάνει ένα πλάνο επιχειρηματικής ετοιμότητας;
Ένα πλάνο επιχειρηματικής ετοιμότητας είναι ουσιαστικά ένας χάρτης που καθοδηγεί την επιχείρηση στη μετάβαση προς νέες τεχνολογίες ή διαδικασίες. Ανάλογα με τον κλάδο και το μέγεθος της εταιρείας, μπορεί να διαφέρει στη δομή του, όμως συνήθως περιλαμβάνει:
1. Αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης: ποια είναι τα δυνατά σημεία, ποιες οι αδυναμίες και τα κενά.
2. Καθορισμό στόχων και στρατηγικής ευθυγράμμισης: πώς η νέα τεχνολογία εξυπηρετεί τους επιχειρηματικούς στόχους.
3. Εκπαίδευση και επικοινωνία: προετοιμασία του προσωπικού με τις κατάλληλες δεξιότητες και σωστή ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων.
4. Προσαρμογή διαδικασιών και υποδομών: βελτίωση ροών εργασίας, διαχείρισης δεδομένων και τεχνικών συστημάτων.
5. KPIs και διαχείριση ρίσκου: παρακολούθηση προόδου με μετρήσιμους δείκτες και πρόβλεψη πιθανών εμποδίων με εναλλακτικά σχέδια.
Στην πράξη, μοιάζει με ένα οργανωμένο πλάνο έργου που καθοδηγεί την επιχείρηση βήμα-βήμα, ώστε η υιοθέτηση νέων τεχνολογιών να μην είναι απλώς εφαρμογή, αλλά πραγματική αλλαγή με διάρκεια.
