Αλλαγή ERP: Οι μεγαλύτερες προκλήσεις και πώς θα τις αντιμετωπίσετε

Η αλλαγή ενός ERP συστήματος είναι μια απόφαση που μπορεί να καθορίσει το μέλλον μιας επιχείρησης. Δεν πρόκειται απλώς για την αντικατάσταση ενός συστήματος, αλλά για μια συνολική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι εσωτερικές διαδικασίες όπως η διαχείριση των οικονομικών και των αποθεμάτων, μέχρι την εξυπηρέτηση πελατών και τη λήψη αποφάσεων. Αν γίνει σωστά, μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη αποδοτικότητα, ταχύτερη πρόσβαση σε κρίσιμα δεδομένα και ευελιξία που ακολουθεί την ανάπτυξη της επιχείρησης. Αν όμως η μετάβαση γίνει χωρίς σχεδιασμό, ενδέχεται να προκαλέσει περισσότερα λειτουργικά ζητήματα απ’ όσα επιχειρεί να επιλύσει, εάν δεν συνοδευτεί από στρατηγικό σχεδιασμό.

Γιατί όμως να θέλει μια επιχείρηση να κάνει αλλαγή στο ERP σύστημα σας, ποιες είναι οι μεγαλύτερες προκλήσεις που πιθανόν να συναντήσετε και πώς θα τις αντιμετωπίσετε;

Γιατί να αλλάξει μια επιχείρηση το ERP σύστημα της;

Οι λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση να θέλει να αλλάξει το σύστημα ERP της μπορεί να ποικίλουν. Ο πιο συχνός λόγος είναι να μην καλύπτει το υπάρχον ERP σύστημα τους πλέον τις ανάγκες της. Όσο μια επιχείρηση μεγαλώνει τόσο πιο σύνθετες γίνονται και οι διαδικασίες. Ένα παλιό ή περιορισμένο ERP μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις ή σφάλματα ή ακόμη και λάθος συνεννόηση μεταξύ των τμημάτων.

Πολλές ακόμη επιχειρήσεις επιθυμούν να στραφούν σε πιο σύγχρονα cloud-based ERP συστήματα έτσι ώστε να αποκτήσουν ευελιξία, δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης και αυτοματοποίηση που μειώνει τον χειροκίνητο φόρτο εργασίας. Ενώ ένας ακόμη ισχυρός λόγος για την αλλαγή αυτή μπορεί να είναι η ανάγκη για καλύτερα dashboards, συνδεσιμότητα με άλλες εφαρμογές καθώς και αναφορές σε πραγματικό χρόνο.

Ποιες είναι οι κύριες προκλήσεις κατά την αλλαγή ERP και πώς θα τις αντιμετωπίσετε;

Η διαδικασία μετάβασης σε ένα νέο ERP σύστημα συνοδεύεται από σημαντικές προκλήσεις, τόσο τεχνικές όσο και οργανωτικές. Χωρίς σωστή προετοιμασία και υποστήριξη η αλλαγή μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, καθυστερήσεις ή και απώλεια δεδομένων. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιες είναι οι μεγαλύτερες προκλήσεις που πιθανόν να συναντήσετε έτσι ώστε να είστε προετοιμασμένοι για άμεση αντιμετώπιση.

Αντίσταση στην αλλαγή

Η πρώτη πρόκληση, που συχνά υποτιμάται είναι η αντίσταση των ανθρώπων να κάνουν την αλλαγή. Οι εργαζόμενοι ή ακόμη και ο ίδιος ο επιχειρηματίας μπορεί να βλέπει την αλλαγή στο νέο ERP σύστημα με δυσπιστία, καθώς φοβούνται την αλλαγή. Ο φόβος για το άγνωστο, η αβεβαιότητα και η ανασφάλεια για το αν η αλλαγή θα επηρεάσει τη θέση τους, προκαλεί αντίσταση στην αλλαγή.

Πώς να αντιμετωπίσετε την αντίσταση στην αλλαγή

Η λύση για να αντιμετωπίσετε την ανθρώπινη αβεβαιότητα και τον φόβο είναι φυσικά η έγκαιρη και η ειλικρινή επικοινωνία. Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν τόσο το λόγο της αλλαγής όσο και τα οφέλη για τον κάθε ένα προσωπικά όσο και για την επιχείρηση. Φροντίστε οι εργαζόμενοι να είναι ενεργά μέλη στη διαδικασία της μετάβασης και να λάβουν την απαραίτητη εκπαίδευση και υποστήριξη.

Η πολυπλοκότητα της μετάβασης

Καθώς αλλάζετε το ERP σύστημά σας, γίνεται και μεταφορά δεδομένων, καθώς και ενσωμάτωση με άλλα συστήματα, ρύθμιση διαδικασιών και υιοθέτηση νέων τρόπων εργασίας. Η πολυπλοκότητα αυτή μπορεί να οδηγήσει σε ασυνεννοησία, αλληλοεπικαλύψεις ευθυνών ή ακόμη και σε λάθος εφαρμογές, ειδικά όταν δεν υπάρχει σαφής στρατηγική ή προηγούμενη εμπειρία στη διαχείριση τέτοιων έργων.

Πώς θα κάνετε τη μετάβαση λιγότερο πολύπλοκη

Το σημαντικό είναι να ξεκινήσετε με έναν ρεαλιστικό χρονοπρογραμματισμό. Μπορείτε επίσης να σπάσετε το μεγάλο αυτό project σε μικρότερα στάδια. Ορίστε υπεύθυνα άτομα εμπιστοσύνης για κάθε στάδιο και διασφαλίστε ότι υπάρχει σωστός συντονισμός. Συνεργαστείτε με έναν έμπειρο ERP partner για να σας καθοδηγήσει με μεθοδολογία και θα προλάβει τα πιθανά εμπόδια πριν ακόμη εμφανιστούν.

Μετανάστευση δεδομένων

Η μεταφορά δεδομένων από το παλιό στο νέο ERP σύστημα είναι μια κρίσιμη και επικίνδυνη διαδικασία. Αν δε γίνει σωστά πιθανόν να προκληθούν σφάλματα που θα επηρεάσουν την καθημερινή λειτουργία, από τα αποθέματα μέχρι την τιμολόγηση και τα οικονομικά. Επιπλέον, αν τα δεδομένα είναι ανοργάνωτα, διπλότυπα ή ελλιπή, το νέο σύστημα δεν θα μπορέσει να λειτουργήσει με ακρίβεια.

Πώς γίνεται ομαλά η μεταφορά δεδομένων;

Το πρώτο βήμα είναι ο καθαρισμός δεδομένων, ή αλλιώς data cleansing. Είναι η διαδικασία κατά την οποία βεβαιώνεστε ότι δεν υπάρχουν λάθη, διπλές εγγραφές ή παρωχημένες πληροφορίες.

Πριν την τελική μετάβαση, και αφου φυσικά έχετε ορίσει ένα σαφές χρονοδιάγραμμα τότε πρέπει να προχωρήσετε σε δοκιμαστικές εισαγωγές, για να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα. Η διαδικασία αυτή γίνεται πιο απλή με έμπειρους συνεργάτες που θα σας βοηθήσουν να χαρτογραφήσετε όλα τα πεδία, να κάνετε δηλαδή data mapping με βάση τη νέα δομή του συστήματος.

Απρόβλεπτο κόστος και καθυστερήσεις

Παρά το οργανωμένο πλάνο και το σαφές χρονοδιάγραμμα που πιθανόν να έχετε φτιάξει για την αλλαγή ERP πιθανόν να εμφανιστούν απρόβλεπτα έξοδα και παρατάσεις. Από τις επιπλέον ώρες παραμετροποίησης αλλά και την ανάγκη για εξατομικευμένες λύσεις ή πρόσθετη υποστήριξη, το κόστος μπορεί να αυξηθεί από τον αρχικό προϋπολογισμό. Παράλληλα, αν δεν έχει γίνει σωστή εκτίμηση του χρόνου, η καθυστέρηση στην υλοποίηση μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη λειτουργία της επιχείρησης ή να προκαλέσει εσωτερική αναστάτωση.

Πώς να ελέγξετε το κόστος και τον χρόνο

Καθώς ετοιμάζετε έναν προϋπολογισμό μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε και τα “κρυφά” και απρόοπτα έξοδα που ίσως προκύψουν, όπως η εκπαίδευση των εργαζομένων, μερικές παραμετροποιήσεις και δοκιμές.

Στην ίδια διαδικασία ορίστε και ρεαλιστικά χρονικά πλαίσια για να αποφύγετε την πίεση για γρήγορη εφαρμογή.

Ανεπαρκής εκπαίδευση χρηστών ERP

Όσο προηγμένο και αν είναι το ERP σύστημα που επιλέξατε για την επιχείρηση σας, αν τα άτομα που το χρησιμοποιούν δεν ξέρουν να το χειριστούν σωστά τότε δεν μπορεί να σας προσφέρει όλα τα οφέλη που θέλετε. Η ελλιπής εκπαίδευση οδηγεί σε λάθη, μειωμένη παραγωγικότητα και τελικά απόρριψη του νέου συστήματος.

Πώς να διασφαλίσετε σωστή εκπαίδευση

Για να εκπαιδευτεί σωστά το προσωπικό σας είναι σημαντικό να προγραμματίσετε εκπαιδευτικές συνεδρίες για όλους τους εργαζομένους. Φροντίστε το υλικό εκπαίδευσης να είναι σαφές και προσαρμοσμένο στις καθημερινές ανάγκες των χρηστών. Μην παραμείνετε στο θεωρητικό επίπεδο αλλά συνδυάστε το με πρακτική εφαρμογή, έτσι ώστε και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι να αισθάνονται ασφάλεια στον χειρισμό του νέου συστήματος.

Μπορεί η αλλαγή ERP συστήματος για την επιχείρησή σας να μην είναι μια εύκολη διαδικασία, αλλά με σωστή προετοιμασία και συνεργασία μπορεί να γίνει ομαλά και αποτελεσματικά. Με τον τρόπο αυτό θα φέρει μεγάλες ευκαιρίες για την επιχείρηση σας και να φέρει τον ψηφιακό μετασχηματισμό! Δείτε την αλλαγή ως κλειδί προς την επιτυχία και ως επένδυση για το μέλλον και όχι ως απειλή.