Λανθασμένες οικονομικές αναφορές & στατιστικές μιας επιχείρησης: 3 τρόποι να μειωθούν
4 min read
Η ακρίβεια στις οικονομικές αναφορές είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση, όσο μικρή ή μεγάλη και αν είναι. Οι λανθασμένες οικονομικές αναφορές και οι στατιστικές μπορεί να της κοστίσουν ακριβά, από λανθασμένες αποφάσεις και απώλεια αξιοπιστίας, μέχρι καθυστερήσεις σε κρίσιμες διαδικασίες.
Τα λάθη αυτά τις περισσότερες φορές οφείλονται σε αποσπασματικά δεδομένα, μη αυτοματοποιημένες διαδικασίες και έλλειψη ενοποίησης μεταξύ των τμημάτων. Είναι σημαντικό, ίσως και πιο σημαντικό από ποτέ, σε ένα περιβάλλον όπου τα δεδομένα αλλάζουν διαρκώς να γίνεται μια σωστή συλλογή, επεξεργασία και αξιολόγηση της πληροφορίας. Στη λύση του προβλήματος αυτού η τεχνολογία έχει καθοριστικό ρόλο.
Γιατί είναι σημαντική η ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων;
Η ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων δεν αφορά μόνο τις οικονομικές αναφορές μιας επιχείρησης, αλλά αποτελεί τη βάση για κάθε στρατηγική διαδικασία, όπως ο προϋπολογισμός, η πρόβλεψη και ο επιχειρησιακός σχεδιασμός.
Όταν τα δεδομένα δεν είναι σωστά ή ολοκληρωμένα τότε η οικονομική ακεραιότητα μιας επιχείρησης τίθεται σε κίνδυνο.
Μαζί με την ακρίβεια, συμπληρωματικά, λειτουργεί και η διαφάνεια! Η μια δεν μπορεί να υπάρξει χωρίς την άλλη!
Τι σημαίνει όμως αυτό στην πράξη; Πως μια επιχείρηση χρειάζεται ένα κοινό μοντέλο δεδομένων, ένα σύγχρονο ERP σύστημα το οποίο προσφέρει ενιαία ορατότητα και πρόσβαση σε δεδομένα που ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
Δεδομένου ότι όταν τα τμήματα λειτουργούν με διαφορετικά υπολογιστικά φύλλα τα λάθη πολλαπλασιάζονται και οι αποφάσεις καθυστερούν και χωρίς ενοποιημένα και αξιόπιστα δεδομένα, η συμμόρφωση με κανονισμούς και πρότυπα, γίνεται εξαιρετικά δύσκολη και απαιτεί υπερβολικό φόρτο εργασίας για τα οικονομικά τμήματα, ένα κοινό μοντέλο δεδομένων δεν είναι πολυτέλεια, αλλά ανάγκη!
Οι τρεις τρόποι για να μειωθούν τα λάθη στις οικονομικές αναφορές
Για να μειωθούν τα λάθη στις οικονομικές αναφορές πρέπει κανείς να δώσει βάση στη ρίζα του προβλήματος, δηλαδή τα δεδομένα. Όταν μια επιχείρηση συλλέγει, οργανώνει και αναλύει πληροφορίες με δομημένο και αυτοματοποιημένο τρόπο, τα περιθώρια σφάλματος μειώνονται θεαματικά.
Κεντρικός πυρήνας διαχείρισης όλων των πληροφοριών με διαφάνεια, συνέπεια και αξιοπιστία είναι φυσικά ένα ERP σύστημα! Ενσωματώνοντας ένα σύγχρονο ERP σύστημα για μικρές επιχειρήσεις ή μεγάλες, τότε μπορούν να αποφευχθούν τα λάθη αλλά και να μετατραπούν τα οικονομικά τους δεδομένα σε εργαλείο λήψης αποφάσεων. Με ποιους ακριβώς τρόπους συμβάλλει ένα ERP σύστημα στη βελτίωση της ακρίβειας και της αξιοπιστίας των οικονομικών δεδομένων;
1ος τρόπος: Αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης και της αυτοματοποίησης
Μια από τις κύριες αιτίες λαθών στις οικονομικές αναφορές είναι η ανθρώπινη παρέμβαση. Μέσα από την αυτοματοποίηση που προσφέρουν τα σύγχρονα ERP συστήματα και τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης (AI) που προσφέρουν, τα δεδομένα εισάγονται και ενημερώνονται με ασφάλεια, χωρίς επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες καταχωρίσεις. Κατά αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται η συνέπεια και η ακρίβεια σε κάθε στάδιο της διαδικασίας.
2ος τρόπος: Ενοποιούνται οι πληροφορίες από όλα τα τμήματα
Σε πολλές επιχειρήσεις κάθε τμήμα λειτουργεί με δικά του υπολογιστικά φύλλα και αρχεία, έτσι τα λάθη και οι καθυστερήσεις είναι αναπόφευκτα.
Ένα ERP σύστημα λύνει αυτό το πρόβλημα, ενοποιώντας όλες τις πληροφορίες σε ένα κοινό περιβάλλον όπου τα δεδομένα είναι ενημερωμένα και διαθέσιμα για όλους.
Με αυτόν τον τρόπο, οι οικονομικές αναφορές βασίζονται πάντα στα πιο ενημερωμένα και αξιόπιστα στοιχεία.
3ος τρόπος: Γίνεται ανάλυση, αναφορές και έλεγχος σε πραγματικό χρόνο
Τα σύγχρονα ERP συστήματα προσφέρουν τη δυνατότητα ανάλυσης και δημιουργίας οικονομικών αναφορών σε πραγματικό χρόνο, με δεδομένα που ενημερώνονται αυτόματα. Η άμεση πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες μειώνει τα περιθώρια σφάλματος και επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αντιδρούν πιο γρήγορα στις αλλαγές ή στις ευκαιρίες της αγοράς. Παράλληλα, η καταγραφή κάθε ενέργειας και η ύπαρξη αυτοματοποιημένων ελέγχων (audits) εξασφαλίζουν πλήρη διαφάνεια και προστατεύουν την επιχείρηση από λανθασμένες ή μη εξουσιοδοτημένες ενέργειες.
Η ακρίβεια στις οικονομικές αναφορές δεν είναι πολυτέλεια, αλλά προϋπόθεση ανάπτυξης. Όσο οι επιχειρήσεις εξελίσσονται, τόσο αυξάνεται και η πολυπλοκότητα των δεδομένων που καλούνται να διαχειριστούν. Ένα σύγχρονο ERP σύστημα, όπως το Hubin ERP σύστημα, δεν περιορίζεται στο να διορθώνει τα λάθη, αλλά προσφέρει μια ολιστική προσέγγιση στη διαχείριση πληροφοριών, μετατρέποντας τα οικονομικά δεδομένα σε εργαλείο στρατηγικής λήψης αποφάσεων. Μέσα από την αυτοματοποίηση, την ενοποίηση και την ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, οι επιχειρήσεις μπορούν να βασίζονται σε αξιόπιστα στοιχεία και να κινούνται με σιγουριά προς την επόμενη μέρα.
Συχνές Ερωτήσεις - FAQs
Γιατί είναι σημαντική η ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων;
Η ακρίβεια των οικονομικών δεδομένων δεν αφορά μόνο τις αναφορές και τους ισολογισμούς, αλλά και τη διαφάνεια που απαιτείται για κρίσιμες στρατηγικές διαδικασίες, όπως η πρόβλεψη (forecasting), ο προϋπολογισμός (budgeting) και ο επιχειρησιακός σχεδιασμός (planning).
Η οικονομική ακεραιότητα μιας επιχείρησης εξαρτάται από την αξιοπιστία των δεδομένων της. Όταν υπάρχει ορατότητα και τα δεδομένα είναι ενοποιημένα σε ένα κοινό μοντέλο, το λεγόμενο single source of truth, μειώνονται τα λάθη και εξασφαλίζεται συνέπεια σε όλο τον οργανισμό. Αντίθετα, όταν κάθε τμήμα λειτουργεί με τα δικά του αρχεία (π.χ. HR, λογιστήριο, πωλήσεις), προκύπτουν ασυμφωνίες που καθυστερούν τις αποφάσεις και δυσκολεύουν τη συμμόρφωση με κανονιστικά πρότυπα.
Ποια είναι τα πιο συχνά λάθη στις οικονομικές αναφορές;
Ακόμη και οι πιο οργανωμένες επιχειρήσεις μπορούν να υποπέσουν σε συχνά λάθη, όπως:
Λανθασμένη αναγνώριση εσόδων
Τα έσοδα μπορεί να καταγραφούν πρόωρα, καθυστερημένα ή να παραλειφθούν εντελώς, επηρεάζοντας την πραγματική εικόνα της επιχείρησης. Λανθασμένη κατηγοριοποίηση εξόδων: Όταν τα έξοδα καταχωρούνται σε λάθος κατηγορία (π.χ. λειτουργικά αντί για κεφαλαιουχικά), αλλοιώνεται η εικόνα των επενδύσεων και των ταμειακών ροών.
Μη σωστή εφαρμογή λογιστικών προτύπων
Η συμμόρφωση με τα λογιστικά πρότυπα (όπως τα IFRS) απαιτεί ακρίβεια. Ακόμη και μικρές αποκλίσεις μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα αξιοπιστίας.
Μη αποκάλυψη ενδεχόμενων υποχρεώσεων
Οι αναφορές που δεν λαμβάνουν υπόψη ενδεχόμενες υποχρεώσεις παρουσιάζουν ελλιπή εικόνα στους ενδιαφερόμενους φορείς.
Ανεπαρκής διαχείριση περιουσιακών στοιχείων
Κατά την ανάπτυξη ή τις εξαγορές, συχνά χάνονται ή δεν ενημερώνονται σωστά τα στοιχεία ενεργητικού, οδηγώντας σε ελλείψεις στις οικονομικές καταστάσεις.
Καθυστερημένες εισπράξεις
Όταν καθυστερούν οι πληρωμές πελατών, η επιχείρηση δυσκολεύεται να διατηρήσει ρευστότητα και ακριβή καταγραφή εσόδων. Η ακρίβεια στις οικονομικές αναφορές απαιτεί προσοχή σε κάθε στάδιο από την καταχώρηση έως τον έλεγχο.
Ένα σύγχρονο ERP σύστημα μπορεί να μειώσει σημαντικά αυτά τα λάθη μέσω αυτοματισμού, ενοποίησης και συνεχούς παρακολούθησης.
Ποιες είναι οι πιο συχνές αιτίες οικονομικών λαθών;
Ακόμα και οι πιο ικανές ομάδες οικονομικών μπορούν να υποπέσουν σε λάθη, όχι απαραίτητα λόγω έλλειψης δεξιοτήτων, αλλά εξαιτίας εξωτερικών παραγόντων που επηρεάζουν την ακρίβεια των αναφορών.
Κόπωση και φόρτος εργασίας
Ακόμη και τα πιο ικανά στελέχη, όταν εργάζονται συνεχώς υπό πίεση, είναι πιο επιρρεπή σε λάθη. Οι υπεύθυνοι οικονομικών πρέπει να συνεργάζονται με το HR ώστε να αποφεύγεται η υπερκόπωση και το άγχος των ομάδων.
Χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων
Όταν τα στελέχη καταχωρούν δεδομένα χειροκίνητα, αυξάνονται οι πιθανότητες λαθών, ειδικά σε περιόδους έντονης εργασίας ή κατά τη μεταφορά πληροφοριών από διάφορες πηγές.
Έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού
Η παγκόσμια έλλειψη καταρτισμένων λογιστών σημαίνει ότι πολλές ομάδες λειτουργούν με λιγότερα άτομα απ’ όσα χρειάζονται, κάτι που εντείνει την κόπωση και αυξάνει τα σφάλματα.
Χρήση έντυπων ή παρωχημένων διαδικασιών
Η διαχείριση οικονομικών μέσω εγγράφων σε χαρτί ή απλών υπολογιστικών φύλλων δυσχεραίνει την οργάνωση και ενέχει κινδύνους λαθών κατά την ψηφιοποίηση.
Ασυνέπεια στη συμμόρφωση με πρότυπα
Η συνεχής παρακολούθηση των λογιστικών και κανονιστικών προτύπων απαιτεί χρόνο και ακρίβεια. Όταν αυτό γίνεται χειροκίνητα, τα περιθώρια λάθους αυξάνονται.
Έλλειψη συνεργασίας μεταξύ τμημάτων
Όταν τα δεδομένα δεν επικοινωνούν μεταξύ τους (π.χ. HR, οικονομικά, πωλήσεις), προκύπτουν αναντιστοιχίες και καθυστερήσεις.
Απομονωμένα δεδομένα
Όταν κάθε τμήμα διατηρεί διαφορετικές εκδόσεις των ίδιων πληροφοριών, τα λάθη πολλαπλασιάζονται, αφού η ενημέρωση δεν γίνεται σε πραγματικό χρόνο.
Απουσία ιστορικού εκδόσεων
Σε έντυπα ή Excel αρχεία, είναι δύσκολο να διασφαλιστεί ποια είναι η πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου, με αποτέλεσμα να χρησιμοποιούνται ξεπερασμένα ή λανθασμένα δεδομένα.
Η λύση βρίσκεται στον συνδυασμό αυτοματοποίησης, ενιαίας βάσης δεδομένων και σύγχρονων ERP συστημάτων που επιτρέπουν ενημέρωση και έλεγχο των οικονομικών πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο.
Πώς βοηθά ένα ERP στη μείωση των οικονομικών λαθών;
Ένα σύγχρονο ERP σύστημα προσφέρει ολοκληρωμένη διαχείριση όλων των οικονομικών δεδομένων μέσα από ένα ενιαίο, αυτοματοποιημένο περιβάλλον. Με τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης και της αυτοματοποίησης, περιορίζονται τα ανθρώπινα λάθη, ενώ η ενοποίηση των πληροφοριών από όλα τα τμήματα διασφαλίζει ότι κάθε αναφορά βασίζεται σε επικαιροποιημένα δεδομένα. Επιπλέον, τα αυτοματοποιημένα audits και η δυνατότητα ανάλυσης σε πραγματικό χρόνο ενισχύουν τη διαφάνεια και τη συμμόρφωση με κανονιστικά πρότυπα. Με λίγα λόγια, ένα ERP σύστημα μετατρέπει τη διαχείριση δεδομένων από μια χρονοβόρα, χειροκίνητη διαδικασία σε μια αποτελεσματική και απολύτως αξιόπιστη λειτουργία.
