ERP συστήματα: Καλύπτουν και τις μικρές επιχειρήσεις;

Συχνά τα ERP συστήματα είναι συνυφασμένα με μεγάλες εταιρείες, αλυσίδες παραγωγής και εφοδιασμού, εγκαταστάσεις που χρειάζονται δεξιοτεχνία και υψηλά κόστη. Ωστόσο οι πλατφόρμες ERP δεν είναι προνόμιο μόνο των μεγάλων επιχειρήσεων, αλλά ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από την εγκατάσταση και τη χρήση τους.

Αλλά αλήθεια, υπάρχουν ERP συστήματα για μικρές επιχειρήσεις; Που ταιριάζουν τόσο στις ανάγκες όσο και στο budget τους; Η απάντηση είναι φυσικά και ναι!

Τι είναι τα ERP συστήματα;

Τα ERP (Enterprise Resource Planning) είναι συστήματα λογισμικού στα οποία συγκεντρώνονται όλα τα βασικά τμήματα μιας επιχείρησης σε μια ενιαία πλατφόρμα.

Από την παραγωγή, την αποθήκευση, την διανομή, την τιμολόγηση, το CRM, την ιχνηλασιμότητα σε πραγματικό χρόνο, όλα τα τμήματα λειτουργούν συντονισμένα. Κατά αυτό τον τρόπο όλα τα μέλη της επιχείρησης έχουν πλήρη εικόνα της δραστηριότητας ανά πάσα ώρα και στιγμή.

Χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση ERP;

Μπορεί να αναρωτιέστε γιατί μια μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα. Και ενώ δεν είναι απαραίτητο να λειτουργεί μια μικρή επιχείρηση με ένα ERP σύστημα, η υιοθέτηση μιας τέτοιας λύσης μπορεί να προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα, βελτιώνοντας την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης αλλά και την ανταγωνιστικότητα στην αγορά. Με ποιό τρόπο;

Αυτοματοποιουνται οι διαδικασίες και εξοικονομείται χρόνος

Με ένα λογισμικό ERP οι χρονοβόρες διαδικασίες, όπως η καταχώρηση παραγγελιών, η ενημέρωση αποθεμάτων, γίνονται αυτόματα. Έτσι οι εργαζόμενοι μπορούν να αφοσιωθουν σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες.

Μειώνονται τα λάθη

Πολλές φορές τα χειροκίνητα συστήματα οδηγούν σε λάθη που κοστίζουν χρόνο και χρήμα. Με ένα σύστημα ERP όμως τα λάθη αυτά μειώνονται δραστικά, καθώς όλα τα δεδομένα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.

Βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων

Ένα ERP σύστημα επιτρέπει στα τμήματα μιας επιχείρησης να μοιράζονται την ίδια βάση δεδομένων και η ροή πληροφοριών να γίνεται άμεση και διαφανής. Έτσι δεν γίνεται λάθη σε παραγγελίες, ούτε καθυστερείται η έκδοση τιμολογίων.

Παρέχει δεδομένα για καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις

Οι επιχειρηματίες έχουν πρόσβαση αναφορές και στατιστικά που του δίνουν χρήσιμες πληροφορίες για την πορεία της επιχείρησης. Αυτή η ιχνηλασιμότητα και η ανάλυση δεδομένων επιτρέπουν πιο τεκμηριωμένες και κερδοφόρες αποφάσεις.

Παρά λοιπόν τα πολλά οφέλη που μπορεί να έχει μια μικρή επιχείρηση από την εγκατάσταση ενός ERP λογισμικού, πολλοί ιδιοκτήτες διστάζουν να κάνουν το βήμα και να επενδύσουν σε ένα σύστημα ERP. Ο περιορισμένος προϋπολογισμός, η έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού για τα σύνθετα συστήματα αλλά και η ανάγκη για απλές ευέλικτες λύσεις, είναι μερικοί, ή και όλοι οι λόγοι που κάνουν τους επιχειρηματίες να διστάζουν.

Ωστόσο επιλέγοντας μια ERP λύση προσαρμοσμένη στις ανάγκες και το μέγεθος τους, δεν θα υπάρχει δεύτερη σκέψη!

Ποιες είναι οι ERP λύσεις για τις μικρές επιχειρήσεις;

Στην αγορά πλέον υπάρχουν αρκετές ευέλικτες επιλογές ERP για μικρές επιχειρήσεις οι οποίες συνδυάζουν χαμηλό κόστος, απλή χρήση αλλά και δυνατότητα κλιμάκωσης σε περίπτωση μεγάλης ανάπτυξης. Οι πιο δημοφιλείς λύσεις είναι τρεις.

Cloud-based ERP

Τα Cloud-based ERP συστήματα φιλοξενούνται σε απομακρυσμένους servers και παρέχουν πρόσβαση από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό επιτρέπει να μην γίνει επένδυση σε ακριβό εξοπλισμό ή εσωτερικούς servers ενώ οι αναβαθμίσεις και η συντήρηση γίνονται αυτόματα από τον πάροχο. Είναι ιδανική επιλογή για επιχειρήσεις που χρειάζονται ευελιξία και θέλουν να μειώσουν το αρχικό κόστος εγκατάστασης.

Modular ERP

Ένα modular ERP επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επιλέγουν μόνο εκείνα τα modules που χρειάζονται, όπως αποθήκη, τιμολόγηση, CRM, ή ό,τι άλλο έχουν ανάγκη. Έτσι δεν χρειάζεται μια επιχείρηση να επενδύσει σε λειτουργίες που δε χρησιμοποιεί. Φυσικά δίνεται η δυνατότητα προσθήκης νέων modules όσο μια επιχείρηση μεγαλώνει.

All-in-one οικονομικά ERP συστήματα

Τα All-in-one οικονομικά ERP συστήματα προσφέρουν όλες τις βασικές λειτουργίες σε ένα ενιαίο πακέτο, σε προσιτή τιμή. Συνήθως είναι εύχρηστα, με γρήγορη εκπαίδευση προσωπικού, και καλύπτουν τις ανάγκες μικρών εταιρειών που θέλουν να ξεκινήσουν άμεσα την οργάνωση της επιχείρησής τους χωρίς περίπλοκες ρυθμίσεις.

ERP συστήματα με εξειδίκευση σε κλάδους

Κάποιοι πάροχοι προσφέρουν ERP ειδικά σχεδιασμένα για συγκεκριμένους κλάδους, όπως λιανικό εμπόριο, εστίαση ή βιοτεχνία. Αυτά τα συστήματα ενσωματώνουν λειτουργίες που απαντούν στις ιδιαίτερες ανάγκες του κλάδου, όπως διαχείριση συνταγών στην εστίαση ή ιχνηλασιμότητα προϊόντων στη βιομηχανία τροφίμων.

Τι πρέπει να προσέξει μια μικρή επιχείρηση πριν επιλέξει ένα ERP σύστημα;

Η επιλογή του ERP συστήματος είναι μια σημαντική επένδυση που πρέπει να γίνει με σοβαρότητα, μετά από ώριμη σκέψη και εξέταση ορισμένων παραγόντων για την αποφυγή λάθος αποφάσεων και περιττών εξόδων.

Να υπάρχει συμβατότητα με υπάρχοντα συστήματα

Το ERP σύστημα πρέπει να είναι συμβατά με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Πραγματοποιείται διασύνδεση του ERP με το e-shop, αλλά και εφαρμογές CRM αλλά και με πολλά ακόμη κομμάτια της επιχείρησης. Η εύκολη διασύνδεση μειώνει τον χρόνο υλοποίησης και αποτρέπει επιπλέον κόστη προσαρμογής.

Να είναι απλό και εύχρηστο

Ένα ERP για μικρές επιχειρήσεις πρέπει να είναι φιλικό προς τον χρήστη, ώστε το προσωπικό να μπορεί να το μάθει γρήγορα. Ένα περίπλοκο περιβάλλον μπορεί να αποθαρρύνει τη χρήση του και να ακυρώσει τα οφέλη της επένδυσης.

Να κλιμακώνεται και να παρέχει ευελιξία

Μπορεί μια επιχείρηση να ενσωματώνει το ERP σύστημα της όσο είναι μικρή αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν θα αναπτυχθεί. Το ERP πρέπει να έχει δυνατότητα αναβάθμισης και προσθήκης νέων λειτουργιών χωρίς να χρειαστεί πλήρης αντικατάσταση.

Να υπάρχει υποστήριξη και αναβαθμίσεις

Η τεχνική υποστήριξη είναι κρίσιμης σημασίας. Ο πάροχος πρέπει να προσφέρει άμεση βοήθεια, συχνές ενημερώσεις και αναβαθμίσεις ασφαλείας, ώστε το σύστημα να παραμένει λειτουργικό και προστατευμένο.

Να έχει βιώσιμο κόστος εγκατάστασης και συντήρησης

Πέρα από την αρχική τιμή αγοράς ή συνδρομής, πρέπει να υπολογιστούν και τα τρέχοντα έξοδα συντήρησης, εκπαίδευσης προσωπικού και ενδεχόμενων αναβαθμίσεων. Ένα διαφανές μοντέλο κοστολόγησης βοηθά στον σωστό προϋπολογισμό.

Τα συστήματα ERP δεν είναι προνόμιο μόνο των μεγάλων οργανισμών. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να επενδύσουν σε οικονομικές, ευέλικτες και εύχρηστες λύσεις που μπορούν να βελτιώσουν θεαματικά την οργάνωση, την παραγωγικότητα και την κερδοφορία τους.

Στη Hubin μπορείτε να βρείτε ένα ERP σύστημα που θα αποτελέσει το θεμέλιο για σταθερή ανάπτυξη αλλά και θα δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση.