Σύστημα Διαχείρισης Αποθήκης: Τι είναι και γιατί το χρειάζεστε στην αποθήκη σας

Για κάθε επιχείρηση η οποία επιθυμεί να ενισχύσει τη λειτουργική αποδοτικότητά της, να μειώσει το κόστος της καθώς και να ενισχύσει την αφοσίωση των πελατών η βελτιστοποίηση της αλυσίδας εφοδιασμού είναι απαραίτητη. Αναπόσπαστο κομμάτι της αλυσίδας αυτής είναι φυσικά οι αποθήκες, οι οποίες χρειάζονται μια πολύ καλή διαχείριση.

Στην καλή διαχείριση αλλά και για την βελτιστοποίηση, μπορεί να βοηθήσει ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (WMS). Αλλά τι ακριβώς είναι ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης και γιατί είναι τόσο χρήσιμο στην αποθήκη σας;

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης;

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (WMS), είναι λογισμικό που βοηθά τις εταιρείες να διαχειρίζονται και να ελέγχουν τις καθημερινές λειτουργίες της αποθήκης τους. Ο έλεγχος ξεκινάει από τη στιγμή που τα εμπορεύματα και τα υλικά εισέρχονται σε ένα κέντρο διανομής ή εκπλήρωσης μέχρι τη στιγμή που φεύγουν από αυτό. Τα συστήματα λογισμικού WMS αποτελούν βασικό στοιχείο της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας και προσφέρουν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο σε ολόκληρο το απόθεμα μιας εταιρείας, στις αποθήκες και στη διανομή. Εκτός από τη διαχείριση των αποθεμάτων, ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης προσφέρει χρήσιμα εργαλεία για τις διαδικασίες συλλογής και συσκευασίας, τη χρήση των πόρων, την ανάλυση και πολλά άλλα.

Το λογισμικό που έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση αποθηκών μπορεί να παρέχει διορατικές πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες μιας εταιρείας, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν τη διοίκηση να λάβει τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με το μέλλον της εταιρείας. Το σύστημα διαχείρισης αποθήκης, μπορεί να συνδεθεί με τα συστήματα ERP και TMS για να παρέχει μια πλήρη εικόνα της εφοδιαστικής αλυσίδας με πολύ απλό τρόπο.

Τι κάνει ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης;

Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός συστήματος διαχείρισης αποθήκης υποστηρίζουν ορισμένες δραστηριότητες:

• Βοηθάει στη διαχείριση παραλαβής και της διανομής των αποθεμάτων καθώς η ροή της αποθήκης σταματάει να γίνεται χειροκίνητα.
• Κάνει τη διαχείριση των αποθεμάτων πιο αποδοτική. Το λογισμικό διαχείρισης αποθήκης παρέχει ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στα αποθέματα σε οποιαδήποτε τοποθεσία, συμπεριλαμβανομένων των ειδών που βρίσκονται σε διαμετακόμιση και στα καταστήματα.
• Η συλλογή, συσκευασία και εκτέλεση παραγγελιών γίνεται πιο απλή. Τα συστήματα διαχείρισης αποθήκης μπορούν να συμβάλλουν στη μείωση των δαπανών αυτών των διαδικασιών.
• Ο έλεγχος των αποστολών είναι πιο ακριβής. Πολλά συστήματα διαχείρισης αποθήκης ενσωματώνονται με λογισμικό διαχείρισης μεταφορών και εφοδιαστικής, το οποίο επιτρέπει αμέτρητους τρόπους επιτάχυνσης της διαδικασίας εκπλήρωσης.
• Παρέχουν πιο εύκολη διαχείρισης της εργασίας. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης μπορεί να παρέχει ορατότητα σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τους εργαζόμενους στην αποθήκη, το κόστος εργασίας, τους χρόνους απόκρισης, τα κενά παραγωγικότητας, τις τάσεις προς το σχέδιο και πολλά άλλα, έτσι ώστε οι εταιρείες να μπορούν να αντιδράσουν ανάλογα.
• Βοηθάει τους οδηγούς των φορτηγών να βρουν γρήγορα τις σωστές αποβάθρες φόρτωσης.
• Τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο μπορούν να συλλέγονται αυτόματα μέσω ενός συστήματος διαχείρισης αποθήκης αντί να βασίζονται σε χειροκίνητες μεθόδους συλλογής δεδομένων, εξαλείφοντας τα λάθη πληκτρολόγησης και επιταχύνοντας δραστικά τη διαδικασία. Τα δεδομένα αυτά μπορούν να ενσωματωθούν με αναλυτικά στοιχεία για την παρακολούθηση σημαντικών μετρήσεων, όπως η έγκαιρη αποστολή, η ακρίβεια των αποθεμάτων, το κόστος διανομής, το ποσοστό πλήρωσης παραγγελιών ή γραμμών, ο χρόνος κύκλου παραγγελιών και πολλά άλλα.

Γιατί χρειάζεται ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης στην επιχείρησή σας;

Κάθε επιχείρηση, από μια νεοσύστατη επιχείρηση έως μια μεγάλη εταιρεία, που κάνει φυσική απογραφή για τα αποθέματα της μπορεί να επωφεληθεί από ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αποθήκης. Για ποιους όμως λόγους;

Τα συστήματα διαχείρισης αποθήκης ενισχύουν την αποδοτικότητα

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης αυτοματοποιεί ένα ευρύ φάσμα εργασιών, όπως η παραλαβή των εμπορευμάτων, η διαχείριση των θέσεων αποθήκευσης και των αποθεμάτων, η κατανομή εργασιών στους χειριστές logistics, η συλλογή παραγγελιών, η διαχείριση των μεταφορών και των επιστροφών, ενισχύοντας έτσι τόσο την παραγωγικότητα όσο και την αποδοτικότητα, καθώς και την διαχείριση των αποθεμάτων.

Μειώνονται τα απόβλητα και τα κόστη

Ένα λογισμικό για τη διαχείριση της αποθήκης σας μπορεί να εντοπίσει ποια είδη πρέπει να συλλεχθούν πρώτα ή ποια μπορεί να χρειαστούν λίγη ώθηση στις πωλήσεις, ώστε να ελαχιστοποιηθεί η σπατάλη. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την πιο αποτελεσματική χρήση του χώρου της αποθήκης, από την τοποθέτηση των αποθεμάτων μέχρι τις βέλτιστες διαδρομές κίνησης.

Έχετε ορατότητα των αποθεμάτων σας σε πραγματικό χρόνο

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης σας δίνει σε πραγματικό χρόνο εικόνα των αποθεμάτων σας καθώς αυτά μετακινούνται στην αποθήκη σας, γύρω από αυτήν καθώς και στην επόμενη τοποθεσία. Με αυτή την ορατότητα, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο ακριβείς προβλέψεις ζήτησης, να εφαρμόσετε μια στρατηγική απογραφής την κατάλληλη χρονική στιγμή καθώς και να βελτιώσετε την ιχνηλασιμότητα, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περίπτωση ανάκλησης.

Διαχειρίζεστε καλύτερα τις εργασίες που γίνονται στην επιχείρησή σας

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης μπορεί να σας βοηθήσει να προβλέψετε τις ανάγκες σε εργατικό δυναμικό, να δημιουργήσετε προγράμματα, να βελτιστοποιήσετε το χρόνο μετακίνησης εντός μιας αποθήκης και να αναθέσετε τη σωστή εργασία στον κατάλληλο εργαζόμενο με βάση το επίπεδο δεξιοτήτων, την εγγύτητα και άλλους παράγοντες.

Δημιουργείτε καλύτερες σχέσεις με τους πελάτες και τους προμηθευτές σας

Με ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης, οι πελάτες απολαμβάνουν βελτιωμένη εκτέλεση παραγγελιών, ταχύτερες παραδόσεις και λιγότερες ανακρίβειες, γεγονός που αυξάνει την ικανοποίηση και την αφοσίωσή τους και βελτιώνει τη φήμη της μάρκας σας. Οι προμηθευτές μπορούν επίσης να βιώσουν μειωμένους χρόνους αναμονής που θα οδηγήσει στη βελτίωση των σχέσεων.

Πότε να ενσωματώσετε ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης στην επιχείρησή σας;

Δεν υπάρχει κάποιος κανόνας για το πότε πρέπει να επενδύσετε και να ενσωματώσετε ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης στην επιχείρησή σας, αλλά μπορείτε να σκεφτείτε μερικά πράγματα πριν πάρετε την απόφαση αυτή. Αν αντιμετωπίζετε συχνά σφάλματα στις διαδικασίες συλλογής παραγγελιών ή διαχείρισης αποθεμάτων, αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται γρήγορα και δυσκολεύεστε όλο και περισσότερο να διαχειριστείτε τις λειτουργίες της αποθήκης σας χειροκίνητα ή με την υπάρχουσα εφαρμογή σας, είναι σημάδια ότι πρέπει να ενσωματώσετε ένα WMS.

Μπορεί επίσης να επιδιώκετε να μειώσετε το λειτουργικό κόστος διατηρώντας ή βελτιώνοντας παράλληλα την ποιότητα των υπηρεσιών ή να παραλαμβάνετε και να αποστέλλετε παραγγελίες πιο γρήγορα, προκειμένου να ανταποκριθείτε καλύτερα στις απαιτήσεις των πελατών σας.

Μερικοί ακόμη παράγοντες μπορεί να είναι η δυσκολία σας να διαχειριστείτε περιόδους με υψηλή ζήτηση, να σχεδιάζετε να αναπτύξετε μηχανοποιημένα ή αυτοματοποιημένα συστήματα στην αποθήκη σας ή να χρειάζεστε δυνατότητες αναλυτικής ιχνηλασιμότητας για προϊόντα, ημερομηνίες λήξης και παρτίδες.

Συνδέεται ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης με ένα ERP σύστημα;

Φυσικά, και μάλιστα ορισμένα συστήματα διαχείρισης αποθηκών είναι κατασκευασμένα ως ενότητες ή εφαρμογές που ενσωματώνονται σε πλατφόρμες ERP και εφοδιαστικής αλυσίδας. Το πλεονέκτημα αυτών είναι ότι μπορούν να συνδυαστούν καλύτερα με άλλες λύσεις σε τομείς, όπως η λογιστική και η επιχειρηματική ευφυΐα. Παρέχουν μια ολιστική εικόνα σε ολόκληρη την επιχειρηματική αλυσίδα και την εφοδιαστική αλυσίδα, ώστε να επιτρέπουν τη διαφάνεια από άκρο σε άκρο και την ενορχήστρωση και εκτέλεση των διαδικασιών αποθήκευσης και εφοδιαστικής από κοινού.

Η εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Αποθήκης (WMS) μπορεί να μεταμορφώσει την επιχείρησή σας, βελτιώνοντας την ακρίβεια των αποθεμάτων, την ταχύτητα των παραγγελιών και τη συνολική αποδοτικότητα. Είτε διαχειρίζεστε μια μικρή αποθήκη είτε μια μεγάλη επιχείρηση logistics, ένα WMS σας δίνει τα εργαλεία για να εξορθολογίσετε τις διαδικασίες σας, να μειώσετε το κόστος και να ενισχύσετε την εμπειρία πελατών και συνεργατών.

Αν η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει προκλήσεις στη διαχείριση των αποθεμάτων ή στην αποτελεσματικότητα της αποθήκης, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να εξετάσετε την υιοθέτηση ενός WMS. Η σωστή τεχνολογία μπορεί να σας δώσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που χρειάζεστε για να αναπτυχθείτε και να παραμείνετε μπροστά στην αγορά.